Quais são as atribuições do síndico?

A administração de um condomínio atualmente se equipara a de uma pequena empresa.

São muitos os cuidados que devem ser tomados para que a gestão corra dentro da lei, sem receios ou dor de cabeça.

O conhecimento do código civil, das leis trabalhistas, além de interesse nas áreas contábil, administrativa e do direito são importantes para um bom exercício do cargo de síndico.

Há também vários outros tipos de habilidades que ajudam a ser um bom síndico: saber ouvir as reclamações dos condôminos, ser político, humilde, bom comunicador.

E, principalmente, ser um bom líder.

Código Civil, Art. 1.348. Compete ao síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

§ 1º Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

Ser o representante legal do condomínio.

O síndico é o responsável por toda a documentação do condomínio e por representar o condomínio em juízo, quando solicitado.

Muito além disso, o síndico deve ser um facilitador da comunicação, alguém que ajude os condôminos a resolver os problemas internos, que zele pelo patrimônio comum e que goste de gerenciar pessoas.

Cuidado na hora de gastar o que é de todos.

Quando o assunto é o dinheiro do condomínio, todo cuidado é pouco. Afinal, usar um dinheiro que é de todos antes da aprovação em assembleia pode acarretar problemas para o síndico. Contas não aprovadas, desconfiança de outros moradores e até ações judiciais ou ressarcimento da verba, são algumas das consequências para gastos ocorridos sem a anuência dos outros condôminos.

O importante é lembrar que existem regras e que qualquer gasto deverá ser apresentado e aprovado em assembleia. Nesse momento, é importante ter documentos que ajudem na comprovação dos gastos, como orçamentos e notas fiscais.

O Síndico.Net ouviu especialistas e elencou abaixo as principais dúvidas dos leitores sobre este assunto.

Confira:

GASTAR ATÉ QUANTO

Algumas convenções permitem ao síndico gastos até um limite, sem aprovação por assembleia. Esses gastos podem ser de qualquer natureza?

Depende. O ideal é que a convenção do condomínio estipule um limite de gastos – e também, com o que se pode gastar essa verba. Em geral seu uso está ligado a situações de emergências ou a obras já em andamento. Mesmo sem aprovação prévia, o síndico deverá justificar o uso do dinheiro na próxima assembleia.

Se a Convenção for omissa, deverá prevalecer o bom senso do Síndico, que deverá lançar mão dessa prerrogativa somente em caráter comprovadamente emergencial.

OBRA MAIS CARA

O aumento de custos de uma obra deve ser objeto de nova aprovação pela assembleia?

Depende. O síndico pode, sim, aprovar gastos em uma obra caso ela se mostre mais cara que o previsto em algumas situações. Uma delas é quando ocorre algum problema grave com a reforma e que se o reparo não for feito, isso irá impactar negativamente no cotidiano dos moradores. Por exemplo: se uma peça do elevador que seria trocada já danificou outras – caso não sejam repostas e recolocadas, o prédio ficaria sem elevador. Nesse caso, é possível aprovar as contas depois de contratar o serviço.

Outro caso é quando o síndico tem uma certa autonomia de gasto para a obra – uma certa “gordurinha”, que deverá estar expressa em ata de assembleia, de por exemplo, até 5% do valor da obra.

O síndico também pode investir sem aprovação prévia quando a obra é emergencial: um portão quebrado, ou um cano estourado que irá deixar os moradores sem água, podem ser consertados e depois ratificados.

Saiba mais sobre aprovação de obras em assembleias de condomínios.

OUTRO FUNDO

O síndico pode usar a verba de um fundo para outro, sem aviso prévio?

Não. O fundo de obras deve ser usado apenas para isso – salvo apenas se uma grande emergência acontecer no condomínio. E caso isso aconteça, as contas deverão ser aprovadas em assembleia futuramente.

AUMENTO DE TAXA

O síndico pode aumentar a taxa ordinária sem autorização de assembleia?

Não. O síndico, sozinho, não tem poder para decidir se a taxa deve ser reajustada. Para tomar essa medida é necessária uma assembleia.

CONSELHO

Os conselhos fiscais ou consultivos têm poder de autorizar alguns tipos de gastos?

Não. A função do conselho fiscal ou consultivo é verificar as contas e ajudar o síndico – seja na solução de problemas ou trazendo ideias interessantes. O conselho, porém, nunca substituirá a assembleia condominial. Não pode, portanto, autorizar gastos sem a anuência dos outros condôminos.

ADVOGADOS

O síndico tem autonomia para contratação de advogados a fim de realizar a cobrança judicial, sem precisar consultar a assembleia?

Sim. Uma das principais funções do síndico é zelar pelo condomínio. Portanto, se há a necessidade de se contratar um advogado, seja por problemas de inadimplência de um condômino ou outros motivos – como alguém movendo uma ação contra o condomínio – o síndico pode, sim, fazê-lo.

Mas é sempre importante cotar diferentes profissionais para se ter uma ideia do valor dos honorários. Esse gasto também deve ser ratificado em futura assembleia.

DEMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS

O síndico pode decidir sozinho pela demissão de um funcionário cuja multa rescisória seja alta?

Sim. É prerrogativa do síndico demitir e contratar funcionários do condomínio. Porém, em casos em que a multa rescisória seja muito alta, o recomendável é discutir antes a situação em assembleia.

Fonte: Dra. Patrícia Brasi, especializada em Direito Imobiliário; Waldir Albieri, Diretor Administrativo da AABIC; Gabriel de Souza Filho, da administradora Prop Starter; Daphnis de Citti Lauro, advogado especializado em condomínio; Cristiano de Souza, advogado e consultor SíndicoNet; Conteúdo SíndicoNet.

O momento da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico, sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.

Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o checklist abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.

Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.

Administradora

Documentos:

Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

• Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
• Benefícios Trabalhistas e Tributos;
• Comprovantes de Pagamentos de Contas;
• Circulares Entregues;
• Cartas de Comunicação;
• Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
• Livro de Atas;
• Cartão do CNPJ;
• Convenção Condominial e Especificação;
• Relatório da Última Emissão de Boletos;
• Livro de Registro de Empregados e Balancetes.
   

Procedimentos:

Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.

Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.

Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.

A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.

De acordo com o artigo 1.347 do Código Civil, compete ao síndico “dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio”.

Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

Síndico

Documentos:

Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental para que haja tranquilidade tanto para quem está chegando, como para quem está deixando o cargo. Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio. Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

• Apólices de Seguro;
• Cartão de CNPJ;
• Folhas de Ponto de Funcionários;
• Laudos PCMSO/PPRA;
• Livro de Inspeção do Trabalho;
• Escritura de Convenção;
• Regulamento Interno;
• Livros de Atas de Assembleia;
• Contratos;
• Pastas de Prestações de Contas;
• Planilhas de Orçamentos;
• Plantas do Condomínio;
• Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura);
• Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais).

Procedimentos:

É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.

Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.

Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros. Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.

Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia. A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior.

Fontes consultadas: Mayb Ferreira – Síndica; Dr. Daphnis Citti de Lauro – Advogado Especialista em Condomínios; Hubert Gebara – Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP; Conteúdo SíndicoNet.