Certificação Digital para condomínios

O que é, para que serve?

Desde o começo de 2012, a Caixa Econômica Federal avisa: é necessário que os condomínios, entre outros, providenciem certificados digitais.  O prazo final para emissão venceu em 30 de junho de 2013. Mesmo assim, ainda há condomínios não fizeram a lição de casa.

A certificação digital é obrigatória e necessária acessar o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.

Sem esse acesso, o síndico não consegue enviar dados importantíssimos referentes aos seus funcionários, e pode, inclusive, ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além do condomínio ficar suscetível a processos trabalhistas.

As dúvidas ainda são muitas sobre o tema. Pensando nisso, elaboramos um pequeno guia com perguntas e respostas frequentes sobre o tema.

Por que preciso providenciar a certificação digital?

Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS, entre outros.

Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação digital?

Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal.

É necessário para todos os condomínios?

Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos

Qual o prazo máximo para estar certificado?

A Caixa Econômica Federal estipulou como prazo inicial 31 de dezembro de 2011, mas prorrogou o prazo para 30 DE JUNHO DE 2013 e agora o prorrogou novamente. Ou seja, até a data do prazo final, todos os condomínios do país devem estar com a certificação em dia e já funcionando. A Caixa já deixou claro que não pretende expandir o prazo novamente.

Por que é ruim deixar para a última hora?

Além do estresse comum do final do ano, pode ser que o condomínio não esteja com a documentação em dia. Dessa forma, pode ser que não haja tempo hábil para estar em dia com as obrigações com a Receita Federal e com a Caixa Econômica Federal. Soma-se a isso, possíveis lentidões nos sites de emissão devido à sobre-carga do sistema.

O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura eletrônica?

Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.

Quais os documentos são necessários?

São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:

• Instituição do condomínio (como se fosse a certidão de nascimento do empreendimento, disponível no cartório de imóveis)
• Especificação do condomínio (parte da instituição, o documento é feito quando a construtora projeta o condomínio)
• Convenção do condomínio
• Cartão de CNPJ do condomínio
• Ata de eleição do síndico
• RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência

E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita Federal?

Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital.

Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.

Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora. Veja aqui

Que vantagem traz estar certificado?

Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.

Como se dá todo o trâmite?

1. Primeiro, entre em contato com uma AR (Autoridade de Registro) em sua região. É essa empresa quem expede a certificação digital.
2. Na maioria dos casos, você pode adquirir o certificado pelo próprio site da AR. Para tanto, tenha em mãos as seguintes informações: número do CNPJ; Razão social; endereço completo; nome completo, RG e CPF do responsável pelo CNPJ
3. Após o pagamento, agenda-se um horário (pode ser no próprio site também) para que o síndico vá até a AR apresentar os documentos necessários para a expedição da assinatura eletrônica. Após esse encontro, o certificado digital está apto para funcionar em pouco tempo.

Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim?

Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A administradora pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico, mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível fazê-lo por meio de procurações, por exemplo.

Por que tanta gente acha difícil tirar o certificado?

Porque os documentos precisam estar todos sem nenhum tipo de discrepância. O nome do síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no momento de tirar o certificado.

Meu condomínio foi construído antes de 1964, e não tem convenção. Como é possível fazer a certificação?

Nesses casos, é possível fazê-la tendo em mãos a matrícula-mãe do empreendimento.

Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica?

Isso vai depender das condições da papelada do condomínio. Se estiver tudo em dia, da maneira correta, sem nenhum erro, depende apenas da instituição de irá expedir o certificado. Mas quando há discrepâncias, pode chegar a demorar mais de vinte dias, até que o empreendimento coloque seus papéis em ordem.

Que tipo de equipamento vale mais a pena?

Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão – os custos das leitoras poderão ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela compra de um tokien (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de cartão e leitora.

Qual o custo para emitir o certificado?

Para os produtos Cartão inteligente + Leitora ou Token USB, o valor médio de mercado é de de R$ 470,00 (certificado com validade de 36 meses). Para quem for adquirir apenas o Cartão Inteligente, o valor médio tem sido em torno de R$ 300,00