Perguntas Frequentes

Quais são as atribuições do síndico?

Introdução

A administração de um condomínio atualmente se equipara a de uma pequena empresa. São muitos os cuidados que devem ser tomados para que a gestão corra dentro da lei, sem sobressaltos e sem muita dor de cabeça.

O conhecimento do código civil, das leis trabalhistas, além de interesse nas áreas contábil, administrativa e do direito são importantes para um bom exercício do cargo de síndico.

Há também vários outros tipos de habilidades que ajudam a ser um bom síndico: saber ouvir as reclamações dos condôminos, ser político, humilde, bom comunicador. E, principalmente, ser um bom líder.

Atribuições Legais

Código Civil, Art. 1.348. Compete ao síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

§ 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

Atribuições Básicas

Ser o representante legal do condomínio

O síndico é o responsável por toda a documentação do condomínio, e por representar o condomínio em juízo, quando solicitado.

Mas muito além disso, o síndico deve ser um facilitador da comunicação do condomínio, alguém que ajude seus vizinhos a resolverem seus problemas, que zele pelo patrimônio comum e que goste de gerenciar pessoas.

Código Civil, Art. 1.348. Compete ao síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

§ 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

Autonomia do Síndico

Cuidado na hora de gastar o que é de todos

Quando o assunto é o dinheiro do condomínio, todo cuidado é pouco. Afinal, usar um dinheiro que é de todos antes da aprovação em assembleia pode acarretar em muita dor de cabeça para o síndico. Contas não aprovadas, desconfiança de outros moradores, e até ações judiciais ou ressarcimento da verba em questão, são algumas das consequências para gastos ocorridos sem a anuência dos outros condôminos.

Há, porém, casos em que o síndico pode, sim, se utilizar de dinheiro do condomínio sem pedir. O importante é lembrar que existem regras e que qualquer gasto deverá ser apresentado e aprovado em assembleia. Nesse momento, é importante ter documentos que ajudem na comprovação dos gastos, como orçamentos e notas fiscais.

O SíndicoNet ouviu especialistas e elencou abaixo as principais dúvidas dos leitores sobre este assunto. Confira:

GASTAR ATÉ QUANTO

Algumas convenções permitem ao síndico gastos até um limite, sem aprovação por assembleia. Esses gastos podem ser de qualquer natureza?

Depende. O ideal é que a convenção do condomínio estipule um limite de gastos – e também, com o que se pode gastar essa verba. Em geral seu uso está ligado a situações de emergências ou a obras já em andamento. Mesmo sem aprovação prévia, o síndico deverá justificar o uso do dinheiro na próxima assembleia.

Se a Convenção for omissa, deverá prevalecer o bom senso do Síndico, que deverá lançar mão dessa prerrogativa somente em caráter comprovadamente emergencial.

OBRA MAIS CARA

O aumento de custos de uma obra deve ser objeto de nova aprovação pela assembleia?

Depende. O síndico pode, sim, aprovar gastos em uma obra caso ela se mostre mais cara que o previsto em algumas situações. Uma delas é quando ocorre algum problema grave com a reforma e que se o reparo não for feito, isso irá impactar negativamente no cotidiano dos moradores. Por exemplo: se uma peça do elevador que seria trocada já danificou outras – caso não sejam repostas e recolocadas, o prédio ficaria sem elevador. Nesse caso, é possível aprovar as contas depois de contratar o serviço.

Outro caso é quando o síndico tem uma cerTa autonomia de gasto para a obra – uma certa “gordurinha”, que deverá estar expressa em ata de assembleia, de, por exemplo, até 5% do valor da obra.

O síndico também pode investir sem aprovação prévia quando a obra é emergencial: um portão quebrado, ou um cano estourado que irá deixar os moradores sem água, podem ser consertados e depois ratificados.

Saiba mais sobre aprovação de obras em assembleias de condomínios

OUTRO FUNDO

O síndico pode usar a verba de um fundo para outro, sem aviso prévio?

Não. O fundo de obras deve ser usado apenas para isso – salvo apenas se uma grande emergência acontecer no condomínio. E caso isso aconteça, as contas deverão ser aprovadas em assembleia futuramente

AUMENTO DE TAXA

O síndico pode aumentar a taxa ordinária sem autorização de assembleia?

Não. O síndico, sozinho, não tem poder para decidir se a taxa deve ser reajustada. Para tomar essa medida é necessária uma assembleia.

CONSELHO

Os conselhos fiscais ou consultivos têm poder de autorizar alguns tipos de gastos?

Não. A função do conselho fiscal ou consultivo é verificar as contas e ajudar o síndico – seja na solução de problemas ou trazendo ideias interessantes. O conselho, porém, nunca substituirá a assembleia condominial. Não pode, portanto, autorizar gastos sem a anuência dos outros condôminos.

ADVOGADOS

O síndico tem autonomia para contratação de advogados a fim de realizar a cobrança judicial, sem precisar consultar a assembleia?

Sim. Uma das principais funções do síndico é zelar pelo condomínio. Portanto, se há a necessidade de se contratar um advogado, seja por problemas de inadimplência de um condômino ou outros motivos – como alguém movendo uma ação contra o condomínio – o síndico pode, sim, fazê-lo.
Mas é sempre importante cotar diferentes profissionais para se ter uma ideia do valor dos honorários. Esse gasto também deve ser ratificado em futura assembleia.

DEMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS

O síndico pode decidir sozinho pela demissão de um funcionário cuja multa rescisória seja alta?

Sim. É prerrogativa do síndico demitir e contratar funcionários do condomínio. Porém, em casos em que a multa rescisória seja muito alta, o recomendável é discutir antes a situação em assembleia.

Fonte: Dra. Patrícia Brasi, especializada em Direito Imobiliário; Waldir Albieri, Diretor Administrativo da AABIC; Gabriel de Souza Filho, da administradora Prop Starter; Daphnis de Citti Lauro, advogado especializado em condomínio; Cristiano de Souza, advogado e consultor SíndicoNet; Conteúdo SíndicoNet

Troca de síndico ou Administradora

O momento da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico, sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.

Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o check list abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.

Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.

Administradora

Documentos
Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
Benefícios Trabalhistas e Tributos;
Comprovantes de Pagamentos de Contas;
Circulares Entregues;
Cartas de Comunicação;
Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
Livro de Atas;
Cartão do CNPJ;
Convenção Condominial e Especificação;
Relatório da Última Emissão de Boletos;
Livro de Registro de Empregados e Balancetes

Procedimentos

Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.

Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.

Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.

A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.

De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico “dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio”.

Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

Síndico

Documentos

Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental para que haja tranquilidade -tanto para quem está chegando, como para quem está deixando o cargo. Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio. Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

Apólices de Seguro;
Cartão de CNPJ;
Folhas de Ponto de Funcionários;
Laudos PCMSO/PPRA;
Livro de Inspeção do Trabalho;
Escritura de Convenção;
Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
Contratos(manutenção etc);
Pastas de Prestações de Contas;
Planilhas de Orçamentos;
Plantas do Condomínio;
Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)

Procedimentos:

É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.
Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.

Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.

Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia.
A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior

Fontes consultadas: Mayb Ferreira – Síndica ; Dr. Daphnis Citti de Lauro – Advogado Especialista em Condomínios ; Hubert Gebara – Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP; Conteúdo SíndicoNet

Administradoras de condomínios

Introdução

Não há, no dia-a-dia do condomínio empresa mais parceira do síndico do que a administradora. É, aliás, prerrogativa do síndico escolher a empresa que o ajudará na gestão do empreendimento.

Escolhida pelo síndico, e ratificada pela maioria em assembleia, a empresa é responsável pelos trâmites administrativos da vida em condomínio. É a ela que os moradores devem recorrer, por exemplo, quando têm perguntas sobre a ata da última assembleia, ou quando querem negociar uma cota em aberto.

Esse guia mostra todos os cuidados que o síndico deve ter com a administradora, do momento da contratação à troca da empresa, passando, é claro, pela atenção que se deve dar ao serviço prestado todos os dias. Há matérias sobre as atribuições da empresa, dicas de contratação, como o contrato de prestação de serviços deve ser, falência da administradora, entre outras!

Atribuições

Confira abaixo uma lista com atribuições gerais que competem à uma administradora de condomínios.Vale ressaltar que os tipos de serviços prestados devem estar previstos em contrato e isso pode variar de caso para caso.

GESTÃO ADMINISTRATIVA

Gerenciamento dos arquivos documentais
Controle do cadastro de proprietários.
Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc..
Disponibilização de banco de dados na INTERNET (serviço geralmente cobrado à parte).
Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo.
Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.
Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo (quando realizadas fora do horário de expediente da empresa será cobrada à parte).
Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias Gerais.
Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas) – serviço geralmente cobrado à parte.
Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos
Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários
Atendimento a fornecedores de materiais e serviços
Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços
Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação)
Acompanhamento da liqüidação de sinistros.
Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber:
validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros
certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais)
vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
testes hidrostáticos dos extintores
hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros
formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio
sinalização de segurança
sistema de alarme
sistema de iluminação de emergência
grupo gerador de energia elétrica
sistema de detecção de fumaça
portas corta-fogo
corrimãos
escada de emergência e rotas de fuga
sistema de pára-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)
instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas
sistema de sprinklers
aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos

Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás (são anexados às pastas mensais de prestações de contas).
Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.) – serviço cobrado à parte na base de 5% da receita auferida pelo Condomínio.
Controle e atualização do CNPJ do Condomínio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes em gestão anterior a nossa, será cobrada à parte, com preço submetido à prévia concordância do Síndico.
Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:
a) elevadores
b) porteiros eletrônicos
c) centrais telefônicas
d) antenas coletivas
e) áreas ajardinadas
f) portões automáticos
g) conjunto moto-bombas
h) aquecimento central
i) ar condicionado central

Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:
a) serviços de vigilância patrimonial
b) monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral
c) serviços de limpeza
d) serviços de portaria

Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário. As vistoria são realizadas sem nenhum ônus para o Condomínio através da nossa associada Techview Engenharia.
Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração. Como essa assessoria é terceirizada, a elaboração de projetos ficará sujeira à provação prévia do respectivo orçamento.
Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc.).
Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc.
Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.
Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc. – serviço geralmente cobrado à parte

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
(para funcionários não terceirizados)

Recrutamento de funcionários
Seleção de funcionários com pesquisa cadastral
Admissão e procedimentos de registro
Contrato de experiência.
Treinamento de funcionários – interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.
Atualização das fichas de registro dos funcionários
Atualização das carteiras profissionais
Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria
Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios
Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença
Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.
Formalização de advertências disciplinares
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho
Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle
Salário-família – controle/concessão
Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico
Elaboração da folha de pagamento
Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários
Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas
Elaboração da folha de pagamento do 13º salário
Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS)
Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS
Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP
Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal
Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal
Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados
PIS – cadastramento de novos funcionários
PIS – elaboração das guias e recolhimento
Emissão dos informes de rendimentos
Pesquisa cadastral dos funcionários – serviços terceirizados e cobrados à parte
Livro de inspeção trabalhista
Aquisição e controle de uniformes
Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias
Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da (AABIC).
Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC).
Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.
Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.
Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador
Vale alimentação/refeição.
Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
Convênio de assistência médica.
Convênio de assistência odontológica.
CIPA – Atendimento à NR-5.
EPI – Atendimento à NR-6.
PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado..
PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado.
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado
LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.

GESTÃO FINANCEIRA

Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.
Elaboração do quadro de rateio das despesas.
Emissão dos recibos/boletos bancários.
Controle dos pagamentos das cotas condominias – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.
Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.
Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.
Conciliação da conta bancária.
Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
Prestação de contas mensais – contas ordinária, undo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
Confecção das pastas de prestação de contas mensais.
Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.
Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.
Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.
Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.
Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.
Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.
Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.
Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

GESTÃO DE ASSUNTOS JURÍDICOS

Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios
Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
Emissão de notificações extra-judiciais e judiciais – serviço cobrado em separado.
Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio – cobrado à parte.
Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.
Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..
Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas – serviço cobrado em separado.
Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias – serviço cobrado em separado.
Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais – serviço cobrado em separado.

Fonte: Espaço AABIC – SíndicoNet

Troca de síndico ou Administradora

O momento da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico, sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.

Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o check list abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.

Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.

Administradora

Documentos
Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
Benefícios Trabalhistas e Tributos;
Comprovantes de Pagamentos de Contas;
Circulares Entregues;
Cartas de Comunicação;
Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
Livro de Atas;
Cartão do CNPJ;
Convenção Condominial e Especificação;
Relatório da Última Emissão de Boletos;
Livro de Registro de Empregados e Balancetes

Procedimentos

Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.
Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.
Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.
A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.
De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico “dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio”.
Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

Síndico

Documentos

Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental para que haja tranquilidade -tanto para quem está chegando, como para quem está deixando o cargo. Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio. Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

Apólices de Seguro;
Cartão de CNPJ;
Folhas de Ponto de Funcionários;
Laudos PCMSO/PPRA;
Livro de Inspeção do Trabalho;
Escritura de Convenção;
Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
Contratos(manutenção etc);
Pastas de Prestações de Contas;
Planilhas de Orçamentos;
Plantas do Condomínio;
Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)

Procedimentos:

É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.
Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.
Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.
Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia.
A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior

Fontes consultadas: Mayb Ferreira – Síndica ; Dr. Daphnis Citti de Lauro – Advogado Especialista em Condomínios ; Hubert Gebara – Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP; Conteúdo SíndicoNet

Dicas de contratação

Na contratação

Consulte sempre três ou quatro empresas, de preferência indicadas por síndicos e condôminos satisfeitos
Tenha a mesma cautela em relação à contratação. Ou seja, pesquise o nome dos sócios, veja se há ações criminais ou civis contra ele
Peça à empresa as Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou proprietários das empresas de prestação de serviços
Peça uma lista de prédios administrados pela empresa e, se possível, visite alguns
Conheça a empresa pessoalmente antes de contratá-la
Desconfie de honorários muito baixos
Verifique com quais bancos a empresa trabalha e quem são os seus sócios
Dê preferência a empresas que têm sede própria
Pesquise o nome dos sócios e verifique se há ações civis ou criminais contra eles
Verifique os bens que estão em nome da empresa
Verifique se o administrador, caso seja autônomo, ou se a empresa administradora é inscrita no Conselho Regional de Administração, se possui CRECI (número de inscrição obrigatória no Conselho Regional de Corretores de Imóveis), e se é filiada a entidades do setor (AABIC, ABADI).

Após a contratação

O ideal é que o condomínio administre o próprio dinheiro, deixando por conta da empresa apenas a parte administrativa, de pessoal e os pagamentos

O síndico e o Conselho devem controlar todos os cheques
Verificar sempre se a administradora vem recolhendo os tributos (INSS, FGTS, entre outros) para o condomínio. Você pode solicitar comprovantes ou consultar pela internet, no site do Ministério da Previdência Social, a CND (Certidão Negativa de Débito), basta ter o CNPJ do condomínio: www.mpas.gov.br

Exija a quitação de parcelas e os recibos de tributos por parte da administradora

Mantenha contato com outros síndicos que trabalham com a mesma administradora

É preferível manter a posse dos documentos do prédio, principalmente recibos de tributos. Pela lei, é o síndico quem exerce essa guarda e pode ter problemas caso a empresa aplique um golpe, por exemplo
Caso haja problema, recorra ao conselho regional de administração ou ao CRECI, caso o profissional ou a empresa sejam lá registrados.

Votação necessária para contratação

A administradora escolhida deve ser aprovada em assembleia (ordinária ou extraordinária), como previsto no Código Civil, artigo 1348, parágrafos 1º e 2º:

“§ 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.”

Votação necessária: em primeira chamada, com quórum mínimo da metade dos condôminos ou frações ideais, votação da maioria; em segunda chamada, maioria dos votos dos presentes (ou frações ideais), de acordo com os artigos 1.352 e 1.353 do Código Civil.

Aqui é importante frisar que o síndico pode apenas ratificar a sua administradora escolhida, na primeira assembleia após a contratação.

Direitos e deveres dos condôminos

Direitos

  • Dispor da sua unidade e das áreas comuns, sem infringir as normas do Regulamento Interno, da Convenção e da legislação vigente. Artigo 1335
  • Desde que esteja quite com as despesas condominiais, votar em assembleias, participar de suas deliberações, candidatar-se a cargos administrativos e a eles ser eleito. O voto tem peso proporcional à fração ideal da unidade, salvo disposição diversa da Convenção. Artigos 1335 e 1352
  • Participar da decisão do que é feito com o dinheiro comum, em assembleia. A previsão orçamentária anual deve ser aprovada em assembleia ordinária, e alterações (aumentos de condomínio) devem ser submetidas a assembleia extraordinária. A prestação de contas do ano anterior também é obrigatória. E obras devem ser pré-aprovadas pela assembleia, com o quórum previsto no novo Código Civil. Artigos 1341 e 1350
  • 1/4 (um quarto) dos condôminos, juntos, podem convocar uma assembleia, sem intermédio do síndico. Artigo 1355
  • A maioria absoluta (metade mais um) dos condôminos pode destituir o síndico, em assembleia especificamente convocada. Artigo 1349
  • Votar sobre alterações nas áreas comuns do condomínio, na Convenção e no Regimento Interno. Artigos 1341, 1342, 1343 e 1351
  • Pagar as despesas de condomínio na proporção de sua fração ideal, e apenas no que diz respeito aos gastos de que desfrute. Por exemplo: um condômino que não tem vaga na garagem não paga pela manutenção do portão da mesma. Artigos 1335 e 1340
  • Alugar sua vaga na garagem, de acordo com o critério previsto no Código Civil: têm preferência os proprietários, em seguida os inquilinos, e finalmente pessoas estranhas ao condomínio. Artigo 1338
  • Vender a vaga de garagem a outro condômino. A comercialização só pode ser feita com não-condôminos se assim o permitir a Convenção do condomínio. Artigo 1339

Deveres

  • Dispor da sua unidade e das áreas comuns, sem infringir as normas do Regulamento Interno, da Convenção e da legislação vigente. Artigo 1335
  • Desde que esteja quite com as despesas condominiais, votar em assembleias, participar de suas deliberações, candidatar-se a cargos administrativos e a eles ser eleito. O voto tem peso proporcional à fração ideal da unidade, salvo disposição diversa da Convenção. Artigos 1335 e 1352
  • Participar da decisão do que é feito com o dinheiro comum, em assembleia. A previsão orçamentária anual deve ser aprovada em assembleia ordinária, e alterações (aumentos de condomínio) devem ser submetidas a assembleia extraordinária. A prestação de contas do ano anterior também é obrigatória. E obras devem ser pré-aprovadas pela assembleia, com o quórum previsto no novo Código Civil. Artigos 1341 e 1350
  • 1/4 (um quarto) dos condôminos, juntos, podem convocar uma assembleia, sem intermédio do síndico. Artigo 1355
  • A maioria absoluta (metade mais um) dos condôminos pode destituir o síndico, em assembleia especificamente convocada. Artigo 1349
  • Votar sobre alterações nas áreas comuns do condomínio, na Convenção e no Regimento Interno. Artigos 1341, 1342, 1343 e 1351
  • Pagar as despesas de condomínio na proporção de sua fração ideal, e apenas no que diz respeito aos gastos de que desfrute. Por exemplo: um condômino que não tem vaga na garagem não paga pela manutenção do portão da mesma. Artigos 1335 e 1340
  • Alugar sua vaga na garagem, de acordo com o critério previsto no Código Civil: têm preferência os proprietários, em seguida os inquilinos, e finalmente pessoas estranhas ao condomínio. Artigo 1338
  • Vender a vaga de garagem a outro condômino. A comercialização só pode ser feita com não-condôminos se assim o permitir a Convenção do condomínio. Artigo 1339

Guia de eleições para síndicos

Introdução

Inadimplentes podem tornar-se síndicos? Inquilinos podem fazer parte do conselho consultivo? Para solucionar algumas dúvidas básicas das eleições em condomínios, o site Síndico Net traz respostas objetivas e baseadas na legislação atual.

Este Guia leva em conta, principalmente, aspectos do Código Civil, que estabelecem determinações gerais. Muitos detalhes sobre eleições do síndico, do subsíndico e do conselho consultivo podem estar discriminados na Convenção do seu condomínio.

É bom ficar atento para os pontos nos quais sua Convenção é omissa, ou mesmo se ela contém diretrizes que contrariam a Lei dos Condomínios, perdendo seu valor legal. Para qualquer alteração na Convenção, normalmente é preciso um quórum de dois terços dos condôminos-proprietários

O que diz a Lei?

  • “Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”
  • “Art. 1.348. / § 1o. Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.”
  • “Art. 1.348. / § 2o. O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.”
  • “Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.”
  • Salvo disposição contrária da Convenção, a eleição se dá, em segunda chamada, por maioria simples dos presentes à assembleia, de acordo com os artigos 1.351 e 1.352 do novo Código
  • A legislação não dispõe sobre subsíndicos. O cargo é totalmente regulamentado pela Convenção do condomínio.
  • Síndico e conselho consultivo devem ser sempre eleitos. O sorteio e as indicações não têm valor legal. Assim, mesmo em prédios em que haja “rodízio” das funções entre os moradores, deve haver uma eleição para legitimar o processo

Inadimplente pode ser síndico?

O cargo de síndico requer responsabilidades e compromissos. Para que a função seja desempenhada com atenção e comprometimento alguns condomínios oferecem benefícios, como isenção de taxas e descontos. O problema é que condôminos inadimplentes vêem nesse filão a chance de quitar suas dívidas.

Mas, afinal, inadimplentes podem ser síndicos?

Levando-se em conta questões éticas e morais, é evidente que não faz sentido um condômino inadimplente eleger-se síndico. Mas a resposta não é tão simples assim.

Para a esmagadora maioria dos advogados e especialistas consultados para esta matéria, a resposta é clara: NÃO. Entretanto, para uma outra pequena parcela de advogados e especialistas, a resposta é que, em último caso, nada impede o inadimplente de eleger-se.

Os que defendem que NÃO, baseiam-se no artigo 1.335 do Código Civil que deixa claro que são direitos do condômino votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite. Veja:

“Art. 1.335. São direitos do condômino: (…) III – votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite.”.

Portanto, o condômino na posição de inadimplente, ou seja, não estando quite com as cotas condominiais, não tem direitos que lhe permitam, se quer, frequentar as assembleias, como as que irão eleger o novo síndico, por exemplo.

Já os especialistas que defendem que sim, que o inadimplente pode ser eleito, argumentam que mesmo estando inadimplente, o condômino nesta situação pode se candidatar ao cargo de síndico e/ou membro do conselho administrativo, salvo disposição contrária na convenção do condomínio.

Nesse caso, o argumento é que apesar do Art. 1.335 não permitir o inadimplente votar e participar das assembleias, nada diz que este não possa ser votado e, consequentemente ser eleito síndico, por mais absurda que possa parecer esta hipótese. Além disso, o mesmo código civil deixa claro que qualquer um pode candidatar-se ao cargo, como mostra o Art. 1.347. Veja: “Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”

Inquilino pode ser síndico?

Não há proibição legal de um inquilino ser eleito síndico. O novo Código Civil expressa claramente essa possibilidade:

“Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. ”

Assim, a cláusula de Convenção que permitir que apenas proprietários sejam síndicos não tem validade legal. Convenções não podem contrariar leis municipais, estaduais ou federais.

O novo CC não coloca obstáculos à participação de inquilinos no Conselho Fiscal, por não tornar o cargo exclusivo de proprietários:

“Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico. ”

O inquilino pode votar em assembleias, se o proprietário não comparecere, desde que munido de procuração, de acordo com o artigo 24 da Lei dos Condomínios:

“Parágrafo 4° Nas decisões da assembleia que envolvam despesas ordinárias do condomínio, o locatário poderá votar, caso o condômino-locador a ela não compareça.”

A Lei dos Condomínios continua válida para os assuntos não modificados pelo novo Código Civil.

Como organizar as eleições?

Em muitos condomínios a função de síndico é evitada a qualquer custo e vista como um trabalhão sem o menor retorno. Em outros, porém, há muita disputa. Há quem deseje ser síndico para ajudar a melhorar as condições do condomínio ou para obter uma remuneração extra, desconto ou isenção nas taxas mensais. Há também aqueles que almejam o status que o cargo traz .

Nesses locais, onde há grande disputa pela função, seria útil se os condôminos tivessem tempo (e vontade) para pesquisar as propostas e os perfis de cada candidato. Hoje em dia, há condomínios que exigem que o interessado tenha “Ficha Limpa” para poder competir.

De qualquer forma, não é qualquer pessoa que pode ser síndico. Para tanto, deve-se estar em dia com as despesas do condomínio. Especialistas também recomendam que o candidato não esteja com o seu CPF negativado em órgãos de proteção ao crédito. Fora isso, o responsável pelo condomínio pode ser uma pessoa ou empresa, e residir ou não por ali.

Como se preparar para a eleição:

  • Cada condomínio tem um prazo para enviar a convocação protocolada para todos os moradores. Respeite esse período
  • Caso haja interesse na formação de chapas, é possível montá-las
  • Pode-se sugerir que, com um mês de antecedência, os interessados na vaga expressem seu desejo de ocupá-la. Nesse meio tempo, podem se reunir com o síndico atual para discutir as melhorias pela qual o condomínio está passando e se devem ser mantidas
  • Durante esse período, os candidatos podem expor também suas propostas para o condomínio. Uma folha tamanho A4 no quadro e avisos pode ser uma boa maneira de expressar suas ideias
  • Cartas ou panfletos também podem ser deixados nas unidades. Procure exaltar suas propostas e evite comentários negativos sobre a gestão atual
    – com certeza há aqueles que apoiam o atual síndico
    Cuidado com pesquisas para avaliar o síndico. Pergunte-se se as questões estão todas acima do limite da boa educação

Durante a assembleia de votação

  • Mesmo com alguns candidatos já lançados, a maioria das convenções não proíbe que alguém interessado surja de última hora
  • Pode-se combinar que os interessados tenham de cinco a dez minutos – no máximo – para expor suas propostas aos presentes
  • Veja o que diz a convenção sobre o uso de procurações. Em alguns casos, se pede o documento assinado, em outros, com firma reconhecida
  • Ainda sobre procurações, procure conhecer os detalhes de uso dessa ferramenta: há limite de procurações por pessoa? O síndico ou membros do conselho podem recebê-la?
  • Em geral a assembleia de votação acontece juntamente com a aprovação das contas do período anterior e do orçamento previsto para o ano em exercício. Além da votação, já dá uma pauta extensa. Procure não aumentá-la com mais assuntos

Se prepare para a função

  • Avalie se realmente terá disponibilidade e boa vontade para se dedicar ao condomínio.
  • Estude a gestão atual: o que está bom e deve ser mantido? O que deve mudar?
  • Se você tem conhecimentos de gestão de pessoas, contabilidade, direito ou áreas afins, vale a pena destacar essa vivência – ela conta pontos para um bom síndico
  • Também soma quando o interessado já fez “carreira” no condomínio, seja como subsíndico, membro de comissões ou do conselho
  • Ajuda se o síndico tiver algumas das seguintes características: saber ouvir, delegar funções, ser organizado, paciente, bom comunicador. A principal característica, porém, é ter liderança
  • O que não fazer depois de eleito
  • Querer reduzir custos de qualquer maneira pode ser bom no curto prazo, mas pode deixar o condomínio com pouco caixa ou com maus parceiros
  • Dar mau exemplo: não pagar as cotas em dia, deixar de seguir o regulamento, tratar os outros com desrespeito
  • Mesmo sendo um síndico experiente, não seja um “sabe-tudo” – muitas vezes a presença de uma administradora, quando o condomínio pode pagar, traz muitos benefícios
  • Não ouvir os moradores
  • Não ser transparente com a prestação de contas
  • Deixar de se comunicar com os condôminos, não mostrando por exemplo, obras pouco aparentes, como manutenção preventiva

Reeleição e prazo da gestão do síndico

Não existe na lei limitações para o número de vezes que o síndico pode se reeleger. O novo Código Civil, do mesmo modo como a Lei dos Condomínios fazia, determina que o mandato do síndico deve ser de no máximo dois anos, com direito a reeleição.

“Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”

Ninguém quer ser síndico. E agora?

A escolha do síndico é tão importante quanto escolher nossos representantes em altos cargos do governo. Entre os meses de janeiro e abril é a época em que a maioria dos condomínios decide temas importantes, como a eleição do novo síndico, aprovação de contas e orçamento para o ano que se inicia. Mas, nesse panorama de mudanças um alarme pode soar:

O que fazer quando ninguém quer ser síndico?

Separamos algumas dicas e resoluções para resolver essas e outras dúvidas a respeito da escolha do novo síndico. Confira abaixo:

QUEM PODE SER SÍNDICO?

Quando ninguém do condomínio se habilita ou se candidata ao cargo de síndico, uma administradora pode ser contratada para desempenhar a função, ou pode-se contratar ainda um síndico profissional;
De acordo com o Código Civil o síndico não precisa ser necessariamente morador ou proprietário de uma unidade no prédio. A lei diz: “Art.
1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”

O síndico também pode passar parte de suas responsabilidades para uma empresa, com autorização da assembleia: “Art. 1.348 § 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação. § 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.”

INCENTIVOS

Para estimular condôminos, inquilinos, ou qualquer outro interessado a se candidatar ao cargo, muitos condomínios oferecem benefícios como despesas custeadas pelo condomínio, remuneração e até descontos ou isenção nas taxas condominiais.

Para adotar tais estímulos, deve-se antes verificar se a convenção prevê esse tipo de situação. Caso a convenção seja omissa, as resoluções devem então constar no edital e na ata da reunião.

Entretanto, no caso de não haver candidatos, sorteios e rodízios também costumam ser utilizados.

Caso haja rodízio da função de síndico entre os membros do Conselho Fiscal, a legislação determina: “Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.”

Os conselheiros podem se revezar na função, desde que sempre haja um representante legal em atividade que responda pelo condomínio e a função não fique ‘abandonada’.

O QUE ACONTECE SE O CONDOMÍNIO FICAR SEM SÍNDICO?

Em último caso, se os condôminos não aceitarem a solução de contratar uma administradora ou um síndico profissional, o caso pode ser levado a juízo, e um juiz escolherá um representante legal para o condomínio.
Importante: Um condomínio sem síndico torna-se um condomínio irregular, ou seja, sem representatividade legal. Isso pode acarretar inúmeros problemas, tanto para o imóvel, como também para o síndico anterior, perante a bancos, Receita Federal, etc.

VOTAÇÃO

Como raramente a assembleia para escolha do síndico conta com a participação de todos os condôminos, fica acatada a decisão da maioria dos presentes no momento e os demais condôminos são avisados da resolução posteriormente, através da ata da assembleia.

A aprovação para contratação de uma administradora ou síndico profissional poderá ocorrer na mesma assembleia de eleição ou, se necessário, através uma nova assembleia convocada especialmente para este fim. Isso depende da decisão dos condôminos.
Veja aqui as votações necessárias para demais assuntos condominiais

ASSEMBLEIAS VAZIAS

Como muitos moradores só participam de assembleias que envolvem sorteio de vagas de garagem, decisão sobre aumento de taxas, etc., o ideal é que se agende a eleição do síndico para a mesma assembleia. O primeiro tópico da lista de atividades no edital para a assembleia deve ser a eleição do síndico.

Frases de efeito devem contar nos cartazes que alertam sobre a assembleia para atrair os moradores. O síndico pode usar palavras de estímulo como: “A escolha do síndico é tão importante quanto escolher nossos representantes em altos cargos do governo”; “Sua participação é essencial para melhoria e valorização do nosso patrimônio”;

Renúncia ou falecimento do síndico

No caso da renúncia do síndico, deve-se consultar a convenção e seguir o que ela dispõe sobre o assunto. Se o documento silenciar a respeito, o síndico deve convocar a assembleia para comunicar a renúncia, e esta decidirá se elege imediatamente outro síndico, ou se marca uma outra reunião para eleger o ocupante do cargo.

Na eleição, a assembleia deve decidir se será eleito um síndico com “mandato-tampão”, apenas para terminar o mandato original previsto para o síndico anterior, ou com mandato regular de no máximo dois anos.

No caso de falecimento do síndico, as regras são as mesmas.
Importante: o síndico renunciante permanece no cargo até que a eleição do novo síndico seja efetivada.

E se ninguém quiser assumir o cargo?

Mediante aprovação em assembleia, os condôminos podem optar por contratar um síndico profissional ou até mesmo uma administradora que se disponha a assumir o cargo.

Em último caso, se os condôminos não aceitarem a solução de contratar uma administradora ou um síndico profissional, o caso pode ser levado a juízo, e um juiz escolherá um representante legal para o condomínio.

Importante: um condomínio sem síndico torna-se um condomínio irregular, ou seja, sem representatividade legal. Isso pode acarretar inúmeros problemas, tanto para o imóvel, como também para o síndico anterior, perante a bancos, Receita Federal, etc.

Incentivos

Para estimular condôminos, inquilinos, ou qualquer outro interessado a se candidatar ao cargo, muitos condomínios oferecem benefícios como despesas custeadas pelo condomínio, remuneração e até descontos ou isenção nas taxas condominiais.

Para adotar tais estímulos, deve-se antes verificar se a convenção prevê esse tipo de situação. Caso a convenção seja omissa, as resoluções devem então constar no edital e na ata da reunião.

Destituição do síndico

Em alguns condomínios, a gestão do síndico, ou do conselho, pode deixar a desejar.

Seja por falta de transparência, por não prestar contas corretamente, por não seguir ou não fazer seguir as determinações da convenção ou do regulamento interno, os condôminos podem querer destituir o gestor ou seu grupo de apoio.

Não é impossível, nem ilegal. Só é necessário seguir o que manda a lei – nesse caso, o Código Civil, em seu artigo 1.349:

“Art. 1.349. A assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2o do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.”
Veja abaixo como proceder corretamente:

Convocação

Mas se não é o síndico quem irá convocar essa assembleia, quem irá fazê-la? Aqui, quem dá a resposta novamente é o Código Civil, em seu artigo 1.355:

“Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos”.
Ou seja, um quarto dos proprietários, com as suas obrigações em dia, devem concordar com a assembleia. Neste caso, são necessárias as assinaturas desta quantidade mínima de condôminos no edital de convocação.

No momento da convocação, também é importante que conste o “fim específico” na pauta – nesse caso, a destituição do síndico e/ou dos conselheiros. Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios, dá uma dica para evitar problemas judiciais na convocação.

“A pauta pode conter as seguintes informações, nessa ordem: solicitação de explicações ao síndico e conselho de sua gestão, possibilidade de renúncia, deliberação sobre destituição e eleição de novos representantes do condomínio”.

Com esses cuidados, fica assegurado o direito de defesa do síndico e dos conselheiros, um ponto importante a ser considerado pela Justiça caso os mesmos procurem entrar com uma ação contra o condomínio.

Com direito de defesa assegurado, é possível que com algumas explicações sobre a gestão, síndico e conselho consigam entrar em acordo com os participantes da assembleia e, assim, evitem a sua destituição.

Vale ressaltar que a convocação deve respeitar uma série de pré-requisitos legais, como prazos e formatos, geralmente expressos na convenção de cada condomínio.

Ainda sobre a convenção: caso o documento expresse outras obrigações diferentes das atuais do Código Civil para a destituição, como votação de dois terços dos condôminos, vale lembrar que é a lei quem deve ser considerada.

Veja aqui um modelo específico de edital de convocação por 1/4 dos condôminos
Leia mais sobre: Convocação para assembleia de condomínio

Assembleia

Para destituir o síndico ou conselheiros em assembleia, são necessários os votos da maioria dos presentes. É mesma regra da eleição: pela maioria dos presentes (50% mais um).

Mesmo contando com essa anuência, é fundamental que a destituição seja embasada. Portanto, deve haver provas de que o síndico não está administrando bem o condomínio, prestando contas ou que esteja praticando qualquer irregularidade.

Por isso, é importante que haja algum tipo de documento provando as acusações feitas contra o gestor.

Vale lembrar também que acusações como calúnias, difamações e injúrias, contra o síndico ou membros do conselho, podem ainda render processos por danos morais para quem os pratica.

Veja aqui o que caracteriza danos morais
Veja aqui o que caracteriza difamação e calúnia
Se após todas as explicações o síndico ou os membros do conselho não conseguirem defender sua gestão, abre-se o espaço para a renúncia do cargo. Caso isso não aconteça, os moradores poderão destituí-los.

Se houver na pauta de convocação a possibilidade de eleição de um novo síndico e corpo diretivo, escolhe-se então um novo gestor e seu grupo de apoio. Caso não haja essa informação na convocação e o síndico for deposto, é o subsíndico quem assume o posto.

O que vem a seguir depende de cada convenção. Em algumas, o subsíndico deve convocar imediatamente uma nova assembleia para eleição do síndico. Em outras, ele assume sem a necessidade de eleger outro representante.

Síndico profissional

Para destituir o síndico profissional do seu cargo, a prática é um pouco diferente. Geralmente, quando o conselho ou moradores não estão mais satisfeitos com os serviços prestados, é possível pedir uma carta de renúncia para o gestor.

Nesse caso, o costume é dar trinta dias para o profissional, uma espécie de aviso prévio, que pode estar estipulado em contrato. Durante esse período, o conselho procura outro gestor para cuidar do condomínio.

Dessa forma, quando o novo síndico for escolhido, é convocada uma assembleia para ratificar a renúncia do antigo gestor e para apresentar o novo profissional aos moradores.

Vale lembrar que na assembleia de apresentação do novo síndico, o mesmo deve ser aprovado pela maioria dos presentes, como em uma votação para síndico morador.

Síndico com ficha limpa

Como fazer?

Na nova cláusula da convenção dos condomínios que queiram aderir a essa mudança deve constar que os interessados a exercer o papel de síndico não devem ter nem ações perdidas e nem protestos movidos contra ele na esfera civil e/ou criminal, por exemplo. Para tanto, é recomendável contar com assessoria de um advogado especializado para redigir as novas regras.

Para manter a praticidade da eleição a síndico, os moradores devem expor seu interesse à vaga com antecedência, e também devem trazer suas fichas cadastrais atualizadas à assembleia. A administradora do condomínio pode terminar de checar a veracidade das informações.

Remuneração do Síndico

REMUNERAÇÃO

Deve-se consultar a Convenção do condomínio sobre a natureza remunerada ou não-remunerada do cargo do síndico. No silêncio desta, a remuneração ou qualquer outro benefício, como isenção ou desconto, devem ser decididos pela assembleia que elege o síndico.
Normalmente, o síndico fica dispensado das despesas ordinárias durante seu mandato.
Nesse caso, continua sendo obrigatória a participação do síndico nas despesas com obras e fundo de reserva, se ele for proprietário de sua unidade.

INSS

A Previdência Social classifica o síndico como um contribuinte individual* quando este é remunerado ou isento da taxa condominial. Nesses dois casos, ele deve contribuir.

Entende-se que, mesmo se não for remunerado, a isenção da taxa de condomínio é um tipo de pagamento e, por isso, os descontos devem ser calculados com base nesse valor. Vale lembrar que síndicos que não recebem qualquer pagamento, ajuda de custo ou isenção não contribuem com o INSS.

O síndico tem a possibilidade de contribuir com uma alíquota mínima de 11% ou, se preferir, pode optar por uma porcentagem maior.

Relacionamos abaixo, algumas dúvidas comuns sobre esse assunto. As fontes consultadas foram Instrução Normativa MPS/SRP nº 3, de 14 de Julho de 2005, do Ministério da Previdência Social e a Previdência Social.

1) – Síndico que não recebe pela função, mas é isento de taxa condominial, é obrigado a contribuir para o INSS?

Sim, o desconto total da taxa condominial é considerado um tipo de pagamento ao síndico, por isso, ele pode contribuir como contribuinte individual*. O condomínio deve recolher 20% sobre o valor da taxa de que o síndico é isento. O síndico, por sua vez, deve contribuir com uma alíquota mínima de 11%, sendo que, nesse caso, terá benefícios restritos a um salário mínimo, com o valor referente da época. Se desejar, o síndico pode contribuir com uma alíquota maior.

O condomínio deve registrar as contribuições na GFIP mensalmente.

É importante ressaltar que devem ser respeitados o piso (um salário mínimo) e o teto salarial da Previdência Social (veja aqui), em caso de recolhimento total do síndico, incluindo suas outras atividades remuneradas.

2) – E se o síndico recebe ajuda de custo, recolhe ao INSS sobre ela?

Sim, assim como a isenção da taxa condominial, a ajuda de custo é considerada um tipo de remuneração. O condomínio recolhe 20% do valor dos benefícios e o síndico contribui individualmente com a alíquota mínima de 11%.

4) – Se o síndico já recolhe como empregado ou como empresário, como fazer?

Pode-se usar o número do PIS/PASEP (caso tenha tido algum vínculo empregatício) para contribuir à Previdência Social. Dessa forma, o trabalhador é dispensado de fazer novo cadastro, ou seja, nova inscrição.

Caso o síndico não possua esse número, deverá obtê-lo por meio do PREVFONE (135). Para obter esse número, é preciso estar de posse do CPF e do RG.

Após o fim do mandato, o síndico deve pedir a baixa da sua inscrição em agência do INSS, se não tiver mais a necessidade de recolher como contribuinte individual.

5) – E se o síndico já recolhe pelo teto de contribuição?

O contribuinte individual que prestar serviços a mais de uma empresa, quando o total das remunerações recebidas no mês atingir o limite máximo do salário-de-contribuição, deverá informar o fato à empresa (condomínio) na qual sua remuneração atingir o limite e às que se sucederem , mediante a apresentação:

I – dos comprovantes de pagamento ou;

II – de declaração por ele emitida, sob as penas da lei, consignando o valor sobre o qual já sofreu desconto naquele mês ou identificando a empresa que efetuará, naquela competência, desconto sobre o valor máximo do salário-contribuição.

Ou seja, o síndico deve informar o fato ao condomínio, para que não seja descontado.
Deste modo, não haverá recolhimento indevido. Esta instrução normativa equipara o condomínio a empresas.

6)- E se o síndico for aposentado?

Deve realizar nova inscrição como contribuinte individual.

7) – Se o síndico não receber nada, nem for isento de taxa condominial, precisa ainda assim fazer sua inscrição junto ao INSS?

Não. Nesse caso não há nada que caracteriza qualquer tipo de pagamento.

8) – O que for recolhido para o INSS contribuirá para a aposentadoria do síndico?

Sim. Como qualquer trabalhador contribuinte o período de contribuição está ligado à aposentadoria.

9) – Condomínio recolhe FGTS do síndico?

Não, assim como não recolhe para nenhum outro contribuinte individual (autônomo).

10) – Qual o período de recolhimento no mês?

A contribuição mensal vence no dia 15 do mês seguinte. Por exemplo, a competência (mês) julho vence no dia 15 de agosto. Se o dia 15 cair no sábado, domingo ou feriado, o contribuinte poderá pagar no primeiro dia útil imediatamente seguinte ao vencimento.

11) – Como fazer a inscrição?

A inscrição como contribuinte individual pode ser feita pelo próprio trabalhador através do PREVFONE (135), assim como utilizando o respectivo link na página do I.N.S.S. na INTERNET (www.inss.gov.br) , ou ainda nas Agências da Previdência Social de todo o país.

(*) Censo SíndicoNet – 2010

(*) Contribuinte individual:
“Nesta categoria estão as pessoas que trabalham por conta própria (autônomos) e os trabalhadores que prestam serviços de natureza eventual a empresas, sem vínculo empregatício. São considerados contribuintes individuais, entre outros, os sacerdotes, os diretores que recebem remuneração decorrente de atividade em empresa urbana ou rural, os síndicos remunerados, os motoristas de táxi, os vendedores ambulantes, as diaristas, os pintores, os eletricistas, os associados de cooperativas de trabalho e outros.” Fonte: Site da Previdência Social

Direitos e Deveres dos inquilinos

Inquilino inadimplente

O condomínio não pode cobrar do inquilino, uma vez que a relação jurídica é com o proprietário.

Portanto, toda cobrança referente a inadimplência deve ser feita ao proprietário.

O proprietário ou seu administrador devem exigir a comprovação do pagamento das taxas condominiais no ato do recebimento do aluguel.

O proprietário arca com multas por infrações ao Regulamento Interno que o inquilino não pagou?

As multas por infração ao Regulamento Interno que não foram pagas pelo inquilino são de responsabilidade do proprietário, cabendo a este Ação de Regresso contra o locatário.

Pode-se proibir acesso a determinadas partes do condomínio, como represália?

Em casos de qualquer devedor de condomínio, não se pode limitar serviços ou restringir direitos de acesso a algumas áreas comuns, como piscina, sauna etc.
O condomínio tem o direito de acionar o proprietário na justiça, cobrando multa e juros, e proibir a participação deste em Assembleias (artigo 1335 do Código Civil), mas não pode fazer outras represálias – que podem motivar indenização moral ou material por parte do devedor.
Artigo 1335 do Código Civil:

“São direitos do condômino:
I – usar, fruir e livremente dispor das suas unidades;
II – usar das partes comuns, conforme a sua destinação, e contanto que não exclua a utilização dos demais compossuidores;
III – votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite.”

Inquilino pode ser síndico?

Não há proibição legal de um inquilino ser eleito síndico. O novo Código Civil expressa claramente essa possibilidade:

“Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. ”

Assim, a cláusula de Convenção que permitir que apenas proprietários sejam síndicos não tem validade legal. Convenções não podem contrariar leis municipais, estaduais ou federais.

O novo CC não coloca obstáculos à participação de inquilinos no Conselho Fiscal, por não tornar o cargo exclusivo de proprietários:

“Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico. ”

O inquilino pode votar em assembleias, se o proprietário não comparecere, desde que munido de procuração, de acordo com o artigo 24 da Lei dos Condomínios:

“Parágrafo 4° Nas decisões da assembleia que envolvam despesas ordinárias do condomínio, o locatário poderá votar, caso o condômino-locador a ela não compareça.”

A Lei dos Condomínios continua válida para os assuntos não modificados pelo novo Código Civil.

Inquilinos em assembléias

Não há consenso sobre a possibilidade de voto de inquilinos em assembleias. Especialistas do mercado divergem sobre esta questão.

Contra o voto de inquilinos

Alguns especialistas consideram que o Novo Código Civil modificou a legislação anterior (lei 4.591/64) sobre o assunto. A lei 4.591/64 permitia o voto do inquilino na assembleia, em assuntos relativos a despesas ordinárias, caso o proprietário não estivesse presente. Já o Novo Código Civil não faz menção à possibilidade de voto do inquilino. Por isso, o entendimento destes especialistas é que o Novo Código teria revogado a disposição da lei 4.591/64 sobre o voto de inquilinos.

A favor do voto de inquilinos

Há outros especialistas igualmente renomados que consideram que o Código Civil não teria revogado esta disposição da lei 4.591/64. Ou seja, que inquilinos podem votar em assuntos relativos a despesas ordinárias, sem necessidade de procuração.

Por não haver consenso, recomenda-se que inquilinos que desejem votar em assembleias requeiram aos proprietários de suas unidades procuração para votar em assuntos relativos a despesas extraordinárias.
Confira os textos das leis:

Lei 4.591/64, artigo 24, parágrafo 4:
“Nas decisões da assembleia que não envolvam despesas extraordinárias do condomínio, o locatário poderá votar, caso o condômino-locador a ela não compareça (acrescentado pela Lei 8.245/91 e alterado pela Lei nº 9.267/96).

Novo Código Civil (de 2003), artigo 1335:
“São direitos do condômino: (…)III- votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite.”

Esclarecemos que a palavra “condômino” designa o proprietário, como mostra uma consulta a qualquer dicionário. O inquilino não é condômino, e sim locatário deste, com direitos diferentes.
Convocação de inquilinos.

Mesmo antes do Novo Código Civil, já não havia consenso sobre a obrigatoriedade de convocação de inquilinos, como observou o jurista J. Nascimento Franco em seu clássico livro Condomínio. No entanto, ele já apontava seu entendimento de que “ao condômino-locador (o proprietário) é que deverá ser encaminhada convocação para toda e qualquer assembleia Geral”.

Não há proibição legal de um inquilino ser eleito síndico. O novo Código Civil expressa claramente essa possibilidade:

“Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. ”

Assim, a cláusula de Convenção que permitir que apenas proprietários sejam síndicos não tem validade legal. Convenções não podem contrariar leis municipais, estaduais ou federais.

O novo CC não coloca obstáculos à participação de inquilinos no Conselho Fiscal, por não tornar o cargo exclusivo de proprietários:

“Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.”

Inquilinos tem menos prioridades?

É legítimo o condomínio favorecer proprietários residentes no uso de salão de festas e outras dependências do condomínio? Ou na distribuição de vagas para garagem?

O uso das partes comuns não pode ser restringida aos proprietários, que busquem dificultar o uso pelo inquilino.

Ao alugar seus imóveis, os inquilinos passam a ser “possuidores”, ou seja, mesmo sem serem proprietários têm o pleno gozo da propriedade. Têm permissão para uso das áreas privativas e comuns. Além disso, as unidades alugadas continuam arcando com a manutenção e conservação do condomínio em geral.

Se nesse sentido a Convenção discriminar o inquilino, deve ser considerada ilegal em tal aspecto.

A distribuição de vagas de garagem deve ser feita de forma a não discriminar inquilinos e proprietários, pois a vaga pertence à unidade, se for parte integrante da propriedade; ou, se for área de uso comum, em rodízio, pertence a todas as unidades, todas devendo participar da distribuição em igualdade de condições.

Quando se aluga o imóvel, aluga-se de forma completa; porém, não havendo vedação na convenção, o locador pode não alugar a garagem junto com o imóvel, e fazer contrato de locação em separado. A Convenção ou a assembleia podem vedar o aluguel da vaga a pessoas estranhas ao condomínio.

Inquilino antissocial

O condomínio pode pressionar o proprietário a retirar seu inquilino?

Em casos de inquilino antisocial, o condomínio pode solicitar intervenção ao proprietário, cabendo a este decidir qual providência será tomada. O correto, antes de ações extremas, é comunicar o morador de seu comportamento inadequado e, após as tentativas em vão, partir para atitudes mais enérgicas, como notificações, advertências e multas em nome do proprietário.

Na locação, o inquilino é obrigado a cumprir rigorosamente a convenção de condomínio e os regulamentos (art. 23, X, Lei 8245/91). Caso o inquino ultrapasse ou abuse nos seus direitos, o proprietário, após notificado pelo condomínio, pode renunciar o contrato e despejar o inquilino por descumprimento contratual e legal.

As multas ao morador antisocial, se este for inquilino e não arcar com as mesmas, são pagas pela unidade, ou seja, pelo proprietário, que, regressivamente, deverá cobrá-las do inquilino na justiça.

O que configura o mau uso da propriedade?

Caracteriza-se como mau uso da propriedade posturas e ações contrárias às estabelecidas no Regulamento Interno e Convenção do condomínio. Ou ainda quando se atua de maneira ilegal, com atividades proibidas por lei, ou quando incomoda os vizinhos de forma constante.

O que configura o condômino antisocial?

Trata-se de um condômino ou possuidor (inquilino, por exemplo) que desrespeita sistematicamente as regras do condomínio.
O Código Civil define multa para este tipo de comportamento (art. 1337), mas não define com maior exatidão o que configura a antisocialidade. Como esta lei é nova, caberá à jurisprudência, aos poucos, fixar as condições para a definição de “condômino antisocial”.

“Art. 1337. O condômino, ou possuidor, que não cumpre reiteradamente com os seus deveres perante o condomínio poderá, por deliberação de três quartos dos condôminos restantes, ser constrangido a pagar multa correspondente até ao quíntuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, conforme a gravidade das faltas e a reiteração, independentemente das perdas e danos que se apurem.

Parágrafo único. O condômino ou possuidor que, por seu reiterado comportamento antisocial, gerar incompatibilidade de convivência com os demais condôminos ou possuidores, poderá ser constrangido a pagar multa correspondente ao décuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, até ulterior deliberação da assembleia.”

Quais despesas são do inquilino?

A relação de direitos e deveres entre proprietários e inquilinos nem sempre é clara para as duas partes, e isso muitas vezes acaba por gerar conflitos e desgastes desnecessários.

Por isso, para tirar todas as dúvidas, veja abaixo os tipos de despesas que cabem a cada um:

Inquilino

São de responsabilidade do inquilino todas as despesas ordinárias do condomínio, ou seja, de manutenção, como:

Salários e encargos trabalhistas dos funcionários;
Limpeza, conservação e pintura das instalações e dependências de uso comum;
Consumo de água, luz, esgoto;
Manutenção e conservação dos jardins
Manutenção e conservação de equipamentos, como: elevadores, bombas hidráulicas, interfones, portões, segurança, etc.;
Manutenção e conservação de equipamentos de lazer, como: piscina, sala de ginástica, etc.;
Rateios de saldo devedor, salvo se referentes a período anterior ao início da locação;
Reposição do fundo de reserva, total ou parcialmente utilizado no custeio ou complementação das despesas referidas nas alíneas anteriores, salvo se referentes a período anterior ao início da locação;
Seguro condominial

Proprietário

São de são de responsabilidade do proprietário as despesas extraordinárias, como:

Obras de reformas de melhorias ou que interessem à estrutura integral do imóvel;
Obras de manutenção destinadas a repor as condições de habitabilidade do edifício;
Pintura da fachada e esquadrias externas;
Indenizações trabalhistas anteriores à locação;
Compra e instalação de equipamentos em geral;
Decoração e paisagismo nas áreas comuns
Fundo de reserva, a não ser que tenha sido gasto em despesas ordinárias, e durante o período de locação

Legislação

É o art. 22 da lei 8245/91(Lei do Inquilinato) que estipula que o locador é responsável pelas despesas extraordinárias, e o locatário pelas despesas ordinárias.

“Art. 22: COMPETE AO LOCADOR:
X – pagar as despesas extraordinárias de condomínio.
Parágrafo único. Por despesas extraordinárias de condomínio se entendem aquelas que não se refiram aos gastos rotineiros de manutenção do edifício, especialmente:
a) obras de reformas ou acréscimos que interessem à estrutura integral do imóvel;
b) pintura das fachadas, empenas, poços de aeração e iluminação, bem como das esquadrias externas;
c) obras destinadas a repor as condições de habitabilidade do edifício;
d) indenizações trabalhistas e previdenciárias pela dispensa de empregados, ocorridas em data anterior ao início da locação;
e) instalação de equipamento de segurança e de incêndio, de telefonia, de intercomunicação, de esporte e de lazer;
f) despesas de decoração e paisagismo nas partes de uso comum;
g) constituição de fundo de reserva.

Participação de Inquilinos no Fundo de Reserva

Muito se questiona sobre a participação dos inquilinos para a formação de fundos dos mais diversos em condomínios. O aceito é que os inquilinos arquem com as despesas ordinárias, como água, luz e pagamento de funcionários. Já condôminos, donos do imóvel, são os responsáveis por investir em melhorias, como pintura de fachada, e obras no jardim – já que esse tipo de benfeitoria aumenta o valor do bem.
Para facilitar a contabilidade – e a separação das contas – o ideal é a abertura de cadernetas de poupanças separadas: uma para despesas ordinárias e outras para fundos específicos.
Mas há também casos em que inquilinos devem arcar com os rateios extras. É quando esses foram usados para cobrir despesas ordinárias. Em casos de alta inadimplência, por exemplo, pode-se ter usado uma arrecadação extra para pagar as contas do mês. Nesse caso, os inquilinos devem, sim, contribuir para a sua restauração.
DICA: O ideal é ter um fundo para gastos ordinários (com contribuição dos inquilinos) e outro para gastos extraordinários, com contrapartida apenas dos condôminos

Fontes consultadas: Conteúdo SíndicoNet; Portal Jurisway